SATELITNEWS.COM, SERANG – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kabupaten Serang, gencar melakukan pembinaan dan pengawasan kearsipan di 58 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan Kecamatan. Karena selama tiga tahun ini, DPKD Kabupaten Serang nilainya masih CC atau C
Kepala Bidang Kearsipan DPKD Kabupaten Serang, Maimona mengatakan, pada indikator pengawasan kearsipan ini memang yang dinilai tidak hanya lembaga kearsipan, melainkan poin yang ada di dalam pengawasan ini meliputi ASKE (Audiet Sistem Kearsipan Eskternal) dan ASKI (Audit Sistem Kearsipan Internal).
“ASKE ini kita dinilai oleh pusat yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Lembaga Kearsipan Provinsi, kemudian ASKI dimana lembaga kearsipan Kabupaten menilai ke OPD dan Kecamatan. Dua nilai ini digabung, presentasinya nilai ASKE 60 dan nilai ASKI 40,” ujarnya, Senin (6/10/2025).
Namun kata Maimona, apabila nilai 60 sudah tercapai dan 40 masih kecil, maka nilainya akan timpang. Oleh karena itu dirinya mendorong untuk seluruh OPD dan kecamatan agar menyelenggarakan pengelolaan arsip secara baku sesuai dengan Peraturan Daerah (Perda) Nomor 10 tahun 2021 yang mengatur tata kelola Kearsipan di Kabupaten Serang.
“Kemudian Pedoman dalam pengelolaan arsip dinamis ada 4(empat) yaitu, tata naskah dinas dan n kode klasifikasi arsip yang dijadikan acuan dalam penciptaan arsip dari mulai tahap pembuatan surat sampai dengan penggunaanya, selain itu tahap arsip itu disimpan dan disajikan kepada pengguna berpedoman kepada Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis (SKKAD) yaitu, panduan yang mengatur arsip dapat diakses oleh siapa saja seperti apa dan terakhir tahap Penyusutan sesuai dengan Perbup nomor 40 tahun 2025 yang mengatur jangka waktu njlai simpan arsip, sehingga arsip yang sudah habis masa retensi wajib dilakukan kegiatan penyusutan arsip dengan cara pemindahan arsip in aktif ke record center OPD, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna serta penyerahan arsip in aktif bernilai guna diatas 10 tahun dan arsip permanen,” tuturnya.
Maimona juga menyampaikan, Kabupaten Serang saat ini sedang menyusun RPJMD. Menurutnya, dalam rangka meningkatkan tata kelola Kearsipan pihaknya telah membuat surat edaran agar seluruh OPD memunculkan sub kegiatan mengenai tata kelola Kearsipan, yaitu penataan usahaan Arsip dinamis pada SKPD.
Baca Juga: DPKD Kabupaten Serang Hadirkan Fasilitas Publik Modern di Perpusda
“Jadi selama ini kan SKPD belum memunculkan kegiatan terkait dengan tata kelola Kearsipan. Nah dengan diterbitkannya Surat Edaran Sekretaris Daerah Nomor :000.7.2.3/83/DPKD/2025 terkait dengan Pengganggaran Kearsipan , maka diinstruksikan agar seluruh OPD untuk menginput sub kegiatan Penatausahaan Arsip Dinamis pada SKPD dalam Dokumen Renstra 2025-2030 , sehingga kedepan seluruh OPD menganggarkan secara intens, setiap tahun sehingga tercipta tertib dalam tata Kelola arsip ssebagai produk administrasi penyelenggaraan pemerintahan yang dapat meningkatkan nilai indeks pengawasan kearsipan Kabupaten Serang, mungkin itu yang terkait kegiatan pembinaan dan pengawasan kearsipan,” paparnya.
Selanjutnya, kata Maimona, pihaknya juga ada kegiatan penyimpanan arsip yang nilai gunanya diatas 10 tahun dan nilai gunanya permanen. Artinya lembaga kearsipan Daerah wajib menarik atau mengakuisisi arsip statis, arsip vital dari seluruh OPD dan kecamatan.
“Perlu diketahui bahwa Kegunaan arsip antara lain sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi/aparatur, bukti sah di Pengadilan, identitas organisasi ,Aset dan sumber informasi organisasi , bukti Sejarah/memori organisasi dan tulang punggung managemen organisasi .DPKD Kabupaten Serang pada saat melakukan pembinaan dan pengawasan ke kecamatan kami mensosialisasikan penyelamatan arsip vital di kecamatan menyimpan arsip akta jual beli, saran kami apabila di kecamatan keterbatasan SDM mengelola arsip jual beli dan keterbatasan ruang penyimpanan dan sarananya, maka disarankan untuk menyimpan dokumen tersebut di Lembaga Kearsipan Daerah yaitu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Serang untuk disimpan dengan aman ,karena tugas pokok DPKD salah satunya Adalah menyelamatkan dokumen -dokumen penting/vital pemerintahan maupun arsip perorangan seperti tokoh -tokoh Masyarakat ” terangnya. (sidik)
