SATELITNEWS.COM, TANGERANG—Kelalaian dalam pengelolaan arsip ternyata bisa berujung malapetaka. Hal ini diungkapkan dalam Pembukaan Bimbingan Teknis Admin Tata Usaha Srikandi Kelurahan Tahun 2025 se-Kota Tangerang yang digelar di Gedung MUI, Selasa (18/11/2025). Dalam kesempatan tersebut, Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat (Asda 1) Kota Tangerang, Deni Koswara, mengungkap sejumlah kasus serius akibat buruknya manajemen kearsipan di lingkungan pemerintahan.
Deni menceritakan betapa kritisnya persoalan arsip yang selama ini kerap dianggap sepele. Hingga saat ini, masih ada pegawai pemerintahan yang harus berurusan dengan kejaksaan dan kepolisian lantaran dokumen penting seperti Akta Jual Beli (AJB) tidak ditemukan. “Arsip itu sangat penting. Sampai hari ini masih ada pegawai yang dipanggil kejaksaan dan kepolisian karena dokumen AJB tidak ditemukan. Itu masalah serius,” ujar Deni di hadapan ratusan peserta bimbingan teknis.
Lebih dari itu, ia juga mengungkap kasus yang terjadi beberapa tahun silam ketika pemerintah kota kehilangan dokumen kepemilikan tanah sebuah sekolah yang bangunannya telah lama berdiri. Akibat tidak adanya arsip yang lengkap, pemerintah terpaksa mengeluarkan dana hingga Rp7 miliar untuk menyelesaikan persoalan legalitas tanah tersebut. “Saya cari arsip ke mana-mana, tidak ada. Setelah ditelusuri, hanya ada secarik perjanjian lama. Tanahnya ternyata belum dibeli, dan kita harus mengeluarkan Rp7 miliar. Itu terjadi karena arsip tidak dikelola dengan benar,” tegasnya dengan nada menyesal.
Deni menegaskan bahwa arsip bukan sekadar tumpukan kertas yang bisa diabaikan. Arsip adalah memori institusi yang akan menjadi bukti otentik ketika pemerintah harus mempertanggungjawabkan kebijakannya, baik di ranah hukum maupun audit. “Arsip itu memori institusi. Kalau ada masalah dan kita dipanggil ke pengadilan, yang dilihat itu suratnya, notulennya, bukti administrasinya. Jangan sampai dokumen tercecer seperti dulu yang sampai ditemukan di pasar,” ucapnya mengingatkan.
Ia meminta seluruh pengelola arsip di kelurahan dan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) untuk tidak lagi memandang remeh tugas pengelolaan dokumen. Sebab, kelalaian kecil dalam kearsipan bisa berdampak besar pada keuangan daerah dan kredibilitas pemerintahan.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsi Daerah (DPAD) Kota Tangerang, Engkos Zarkasyi, menambahkan bahwa bimbingan teknis yang berlangsung selama tiga hari dari Selasa hingga Kamis ini bertujuan memastikan seluruh admin TU menguasai aplikasi Srikandi secara menyeluruh. “Tidak boleh ada lagi admin yang gagap digital. Semua harus menguasai Srikandi dari input, klasifikasi, sampai pengesahan dokumen,” kata Engkos tegas.
Baca Juga: Kearsipan Bukti Pertanggungjawaban dan Sumber Informasi
Ia menjelaskan bahwa Srikandi merupakan sistem pengelolaan arsip dinamis yang terintegrasi dari pusat hingga daerah. Sistem ini memiliki struktur pohon arsip yang sangat sensitif terhadap kesalahan, sehingga disiplin dalam menginput data menjadi suatu keharusan. “Srikandi ini mengintegrasikan pohon arsip. Kesalahan kecil saja bisa terbaca sistem. Itu sebabnya disiplin input data itu wajib, bukan pilihan,” ujarnya.
Engkos juga menyoroti masih adanya admin yang belum konsisten dalam memperbarui data arsip. Padahal, di era digital dan transparansi seperti sekarang, arsip digital akan menjadi rujukan utama saat pemeriksaan hukum atau audit dilakukan. “Kalau dokumen tidak diinput atau tidak ditata dengan benar, celahnya bisa besar. Saat pemeriksaan hukum atau audit, arsip digital yang akan jadi rujukan utama. Jangan sampai ada kekosongan data,” tegasnya.
Engkos menyampaikan apresiasi kepada seluruh peserta bimbingan teknis dan berharap pelatihan ini dapat melahirkan administrator yang teliti, memahami struktur arsip dengan baik, serta mampu menjaga dokumen pemerintah tanpa celah sedikitpun. “Saya harap pelatihan ini melahirkan admin yang teliti, paham struktur arsip, dan bisa menjaga dokumen pemerintah tanpa celah. Ini bagian dari tanggung jawab kita bersama,” pungkasnya.
Dengan adanya bimbingan teknis ini, Pemerintah Kota Tangerang berharap tidak ada lagi kasus kerugian daerah atau masalah hukum yang disebabkan oleh kelalaian pengelolaan arsip. Sebab, arsip yang tertata rapi bukan hanya soal administrasi, tetapi juga soal akuntabilitas dan kepercayaan publik terhadap pemerintah. (mg01)
